Guide pratique du bénévole 2024

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez au JPDS 2024 en tant que bénévole ! Cette année, nous organisons le symposium en ligne le jeudi 7 mars et sur le campus le vendredi 8 mars. Votre aide est très appréciée pour aider à la logistique de la salle Zoom, ou pour modérer des sessions en personne ou en ligne ! Vous trouverez ci-dessous un guide pour votre rôle en tant que bénévole du JPDS 2024.
Vous avez des questions ?
Envoyez-nous un courriel à sjpd-jpds@uottawa.ca

Contenu de ce guide

Que faire avant le symposium ? 2
Instructions aux volontaires pour les sessions en ligne 3
Avant le(s) événement(s) prévu(s) 3
Pendant l’événement (les événements) prévu(s) 3
Guide étape par étape pour les modérateurs de présentations 4
Guide étape par étape pour les co-animateurs de la salle Zoom 5
A faire et à ne pas faire 6
Instructions pour les bénévoles Activités sur le campus 8
Avant l’événement ou les événements programmés 8
Pendant l’événement (les événements) prévu(s) 8
Guide étape par étape pour les bénévoles en personne 8
Tâches des bénévoles à la table d’inscription 9
Tâches des bénévoles à la table de restauration 10

Que faire avant le symposium ?

Consultez le programme des bénévoles.
Pour le jeudi 7 mars, veuillez vous inscrire en tant que modérateur de session ou co-animateur de salle Zoom lorsque vous êtes disponible.
Veuillez noter que dans certaines sessions, il y aura des présentations en français. Si vous ne parlez pas français, nous vous demandons de vous inscrire dans l’un des autres blocs horaires.
Pour le vendredi 8 mars, veuillez vous inscrire en tant que modérateur de session.
Pour les volontaires en ligne (jeudi)
Trouvez votre lien Zoom Room et sauvegardez-le dans un endroit facilement accessible.
Pour les volontaires sur le campus (vendredi)
Notez le(s) numéro(s) de salle et sauvegardez-le(s) dans un endroit facilement accessible.
Connaissez votre rôle pour chaque session.
Lisez attentivement ce guide avant l’événement.

Instructions aux volontaires pour les sessions en ligne

Modérateur de la présentation
Co-hôte de la salle Zoom
Les tâches comprennent
Accueillir le(s) conférencier(s) et les participants
Présenter le(s) orateur(s)
Chronométrer la présentation
Fournir des mises à jour de l’heure
Modérer la discussion après les présentations
Mettre fin à la présentation dans les délais impartis
Les tâches comprennent
Admettre le(s) orateur(s) et les participants à la session de conférence
Gérer le chat
Contrôler la diffusion audio/visuelle de la présentation
Aider le modérateur de la présentation s’il est exclu de la session de conférence.

Avant l’événement programmé

Rejoignez la session de conférence qui vous a été attribuée 15 minutes avant l’heure de début. Toutes les salles Zoom seront ouvertes avant le début de la conférence pour vous permettre de vous préparer.
Les bénévoles qui participent à une salle Zoom seront jumelés avec un membre du comité JPDS et un autre bénévole. Veuillez vous présenter à vos collègues dans la même salle Zoom. Vous formerez une “équipe de salle Zoom”. Sachez avec qui vous ferez équipe et pour quelle(s) session(s).
Pendant l’événement programmé
Une salle Zoom disposera d’une équipe d’au moins deux bénévoles pour chaque tranche horaire de présentation.
Le “modérateur de la présentation” est chargé d’accueillir le(s) intervenant(s) et les participants, de présenter le(s) intervenant(s), de chronométrer la présentation, de fournir des mises à jour, d’animer la discussion qui suit les présentations et de mettre fin à la présentation à l’heure prévue. Pour plus de détails, veuillez consulter la section Guide étape par étape pour les modérateurs de présentation.
Le “co-animateur de la salle Zoom” gère le chat, surveille la diffusion audio/visuelle de la présentation et assiste le modérateur de la présentation s’il est exclu de la session de conférence. Pour plus de détails, veuillez consulter la section Guide étape par étape pour les co-animateurs de la salle Zoom.
Guide étape par étape pour les modérateurs de présentation
Une fois que les orateurs ont été admis à la session de conférence (par le co-animateur de la salle Zoom), accueillez-les et présentez-vous ainsi que le reste de l’équipe de la salle Zoom. Le co-animateur de la salle Zoom testera la vidéo, le son et le partage d’écran avec les présentateurs.
Une fois que les présentateurs sont prêts, le co-animateur de la salle Zoom admettra les participants à la session de conférence.
Souhaitez la bienvenue à tous et présentez l’équipe de la salle Zoom.
Informez les participants qu’ils auront le temps de poser des questions à la fin des présentations. De plus, si les participants ont des problèmes techniques, veuillez les informer qu’ils peuvent envoyer un message au co-animateur de la salle Zoom (veuillez nommer cette personne).
Le co-animateur demandera alors au(x) présentateur(s) de partager leur écran et de s’assurer que le son fonctionne correctement.
Une fois l’écran partagé, présentez le(s) orateur(s).
Il est recommandé de lire les noms et les titres des présentations avant le début de la session.
Envoyez un message privé à tous les intervenants pour leur demander de prononcer correctement les noms et/ou les titres des présentations
Par exemple : “Puis-je vous demander comment se prononce votre prénom ?”.
Demandez également quels pronoms ils utilisent, afin de vous assurer que vous vous adressez à eux de manière appropriée.
Préparez votre dispositif de chronométrage et informez le présentateur qu’il peut commencer.
Le co-animateur de la salle Zoom surveillera également le temps au cas où vous seriez exclu de la session de conférence.
Démarrez votre chronomètre lorsque le présentateur commence à parler. Il est recommandé de noter l’heure de début de la présentation en cas de dysfonctionnement de votre dispositif de chronométrage.
Chronométrage : La limite de temps pour chaque type de présentation est la suivante :
Présentation papier : Présentation sur papier : 15 minutes
Présentations virtuelles “Give Me Five” : 5 minutes
Vous êtes tenu de mettre fin verbalement à la présentation dans les 60 secondes qui suivent la fin du temps imparti.
Donnez verbalement les avertissements suivants :
Présentation sur papier (15 minutes) : donner un avertissement de 5 minutes restantes au bout de 10 minutes, et donner un avertissement d’une minute restante au bout de 14 minutes.
Présentations virtuelles “Give Me Five” (5 minutes) : donner un avertissement d’une minute au bout de 4 minutes.
Une fois la session terminée, remerciez le(s) présentateur(s) et demandez s’il y a des questions. Le co-animateur de la salle Zoom peut annoncer les questions qui ont été soulevées dans le chat pendant la présentation. Nous avons prévu environ 15 minutes de discussion pour chaque session.
Continuez à respecter l’heure pendant la période de discussion afin de vous assurer que la session se termine à l’heure prévue.
Si vous avez de la chance, quelqu’un posera une question intéressante, mais il est possible que le public reste silencieux. Vous pouvez éviter un silence gênant ou une série de questions mal formulées en prenant trois mesures préparatoires :
Pendant que vous écoutez les présentations, préparez une ou deux questions.
Si vous savez qu’un ami ou un collègue sera présent dans le public, demandez-lui de préparer une ou deux questions pour lancer la discussion.
En tant que modérateur, vous (ou le présentateur) pouvez donner la parole aux personnes du public qui ont la main levée.
Clôture de la session : Faites savoir aux présentateurs et au public que la session touche à sa fin en annonçant : “Nous avons le temps de poser une dernière question.” Soyez attentif au contenu d’une réponse à une bonne question. Parfois, une bonne réponse peut servir à résumer un thème majeur du panel. Si cela se produit à quelques minutes de la fin, vous pouvez dire : “Cela semble être une note merveilleuse/sage/constructive pour mettre fin à ce panel. Nous vous remercions tous d’être venus et nous remercions nos orateurs”, puis vous dirigez une salve d’applaudissements. Il est toujours préférable de terminer un peu plus tôt qu’un peu plus tard.
Guide étape par étape pour les co-animateurs de la salle Zoom

Une fois que les intervenants se sont connectés à Zoom, admettez-les à la session de conférence.
Veuillez garder tous les participants dans la salle d’attente jusqu’à ce que le(s) conférencier(s) soit(ent) prêt(s).
Les orateurs peuvent vouloir tester le partage d’écran, leur vidéo et leur son.
Lorsque les orateurs sont prêts, admettez les participants à la session de conférence.
Les orateurs et les participants seront ensuite accueillis par le modérateur de la présentation. Cette personne informera également les participants que des questions peuvent être posées à la fin de chaque présentation et qu’ils doivent vous contacter s’ils rencontrent des problèmes techniques.
Invitez le(s) présentateur(s) à partager leur écran.
Communiquez avec le présentateur pour vous assurer que le son est suffisamment fort pour qu’il puisse commencer.
Si vous n’êtes pas certain que la connexion audio est suffisamment forte, envoyez un message privé au modérateur de la présentation pour lui demander s’il est en mesure d’entendre le présentateur.
Si nécessaire, vous pouvez demander poliment aux participants de vous indiquer si le volume est suffisant.
Une fois cette étape franchie, le modérateur de la présentation présentera le(s) orateur(s) et la présentation commencera.
Commencez à chronométrer et notez l’heure à laquelle la présentation a commencé, au cas où le modérateur de la présentation quitterait la session de conférence.
Commencez à surveiller le chat et la présentation, et assurez-vous que le chronométrage n’est pas interrompu.
Pour surveiller la présentation, assurez-vous que l’écran du présentateur est partagé correctement et que le son est audible.
Vérifiez régulièrement que le modérateur de la présentation est toujours présent dans la salle Zoom. Si ce n’est pas le cas, nous vous demandons de devenir le chronométreur et de faire savoir au(x) présentateur(s) quand il(s) doit(vent) terminer la présentation (voir le Guide étape par étape pour les modérateurs de présentation pour plus de détails).
Surveillez le chat pour détecter d’éventuels problèmes et/ou commentaires inappropriés.
Il se peut que vous remarquiez des mains levées ou des questions sur le chat pendant la présentation. Si une main est levée, vous pouvez envoyer un message privé à l’utilisateur pour lui faire part de son inquiétude.
Vous pouvez rappeler aux participants qui ont des questions sur le contenu qu’ils obtiendront des réponses pendant la période de discussion.
Les mains levées ou les messages de chat peuvent être une notification d’un problème technique. Si le problème technique lié à l’écoute de la présentation ne peut être résolu en répétant les tâches bénévoles décrites ci-dessus, vous pouvez obtenir de l’aide en envoyant un courriel à sjpd-jpds@uottawa.ca.
En cas de messages de chat inappropriés, envoyez un message privé (ou un courriel si nécessaire) au membre de l’équipe organisatrice du JPDS responsable de votre salle Zoom.
Zoom Room 1 – Tessa Natale (tessa.natale@uottawa.ca) Nabila El Bizri (nelbi027@uottawa.ca)
Salle Zoom 2 – Paul McGuire (pmcgu011@uottawa.ca)
Sarah McAllister (smcal019@uottawa.ca)

Il se peut que vous deviez rappeler à un présentateur de cliquer sur “Arrêter le partage” s’il oublie de le faire après sa présentation.
Si des questions ont été posées dans le chat pendant la présentation, veuillez les annoncer une fois que la période de questions et réponses a commencé.
Vers la fin de la session, animez la salle d’attente car vous devrez admettre les volontaires pour la session suivante.
Ne quittez pas la session de conférence tant qu’un volontaire de la session suivante n’est pas arrivé et n’a pas été admis.
À faire et à ne pas faire
Comment partager un écran
Demandez aux présentateurs de cliquer sur le bouton “Partager l’écran” qui se trouve en bas de la fenêtre Zoom (voir l’image ci-dessous).

Une fois la présentation terminée, le présentateur peut avoir besoin d’aide pour annuler le partage de son écran en utilisant le bouton suivant dans la partie supérieure de la fenêtre (voir l’image ci-dessous).

Messagerie directe
Des messages directs peuvent être envoyés entre collègues dans le Zoom Chat en sélectionnant l’utilisateur dans le menu déroulant bleu ci-dessous :

Le JPDS est une conférence académique et nous attendons de vous que vous fassiez preuve de professionnalisme. Veuillez faire attention au contenu envoyé lorsque vous utilisez la fonction “Message privé” ou message direct.

Instructions aux volontaires pour les activités sur le campus
Nous vous remercions de vous être porté volontaire pour animer une session lors de la conférence JPDS 2024. Vous trouverez ci-dessous une description des tâches pour chaque rôle lors de l’événement.
Avant le(s) événement(s) prévu(s)

Arrivez dans la salle qui vous a été attribuée 15 minutes avant l’heure de début. Toutes les salles doivent être déverrouillées
Les modérateurs bénévoles seront les seuls représentants du comité JPDS dans leur salle.
Pendant l’événement
Lors d’une session sur le campus, il y aura une équipe d’au moins deux bénévoles pour chaque tranche horaire de présentation.

Guide étape par étape pour les modérateurs de présentations en personne
Un bon modérateur peut créer une atmosphère amicale dans la salle, faire en sorte que les orateurs se sentent les bienvenus et contribuer à ce que des questions intéressantes soient posées et à ce qu’une discussion solide s’ensuive. Voici quelques-unes des mesures qu’un modérateur peut prendre pour favoriser une session efficace :
Vérifier la salle : Faites un effort concerté pour être le premier à arriver dans la salle. Vérifiez que tout est en ordre et fonctionne. Un moniteur de salle passera pour vérifier votre salle. Signalez-lui si l’équipement audiovisuel n’est pas installé ou si l’équipement sonore ne fonctionne pas.
Accueil et présentation : Souhaitez la bienvenue à tous les participants et présentez-vous. Indiquez aux participants le nombre de présentations prévues dans la session et précisez qu’une période de questions est prévue à la fin des présentations.
Ensuite, présentez la première présentation et les présentateurs.
Il est recommandé de lire les noms et les titres des présentations avant le début de la session.
Envoyez un message privé aux présentateurs pour leur demander de prononcer correctement les noms et/ou les titres des présentations
Par exemple : “Puis-je vous demander comment se prononce votre prénom ?”.
Demandez également quels pronoms ils utilisent, afin de vous assurer que vous vous adressez à eux de manière appropriée.
Répétez l’opération pour chacune des présentations/intervenants.
Faire tourner l’horloge : Il vous incombe de veiller à ce que les présentations et la session se déroulent à l’heure. Chaque présentation dispose d’un maximum de 15 minutes. Veuillez utiliser les feuilles de temps fournies pour avertir le(s) présentateur(s) 5 minutes et 1 minute avant la fin du temps qui leur est imparti, et à nouveau lorsque le temps est écoulé. Remerciez-les lorsqu’ils ont terminé, puis présentez les intervenants suivants.
Mener la discussion : Une fois les présentations terminées, c’est à vous, en tant que modérateur, de répondre aux questions. Si vous avez de la chance, quelqu’un posera une question intéressante, mais il est possible que le public reste silencieux. Vous pouvez éviter un silence gênant ou une série de questions mal formulées en prenant trois mesures préparatoires :
Pendant que vous écoutez la présentation, préparez une ou deux questions.
Si vous savez qu’un ami ou un collègue sera présent dans le public, demandez-lui de préparer une ou deux questions pour lancer la discussion.
En tant que modérateur, vous (ou le présentateur) pouvez donner la parole aux personnes du public qui ont la main levée.
Clôture de la session : Faites savoir aux présentateurs et au public que la session touche à sa fin en annonçant : “Nous avons le temps de poser une dernière question.” Remerciez les présentateurs et les participants de leur présence, puis dirigez une salve d’applaudissements. Il est toujours préférable de terminer un peu plus tôt qu’un peu plus tard.

Formats de présentation :
Ateliers – 60 minutes maximum
Présentations orales – 15 minutes par présentateur (5 minutes et 1 minute d’avertissement), environ 15 minutes pour les questions.
Disposition des tables (présentations orales et ateliers) : Toutes les tables sont orientées vers l’avant, sauf indication contraire du présentateur.
Tâches des volontaires à la table d’inscription

Les volontaires à la table d’inscription travailleront toujours avec un membre du comité pour effectuer les tâches suivantes :

Accueillir les participants
Distribuer les badges
Confirmation des présences sur la feuille Excel
Inscrire les participants

Donner des informations
Orienter les participants vers les salles
Fournir des informations sur le programme
Répondre aux questions des participants

Tâches des bénévoles à la table de restauration

Les bénévoles à la table de restauration doivent
Orienter les participants vers les zones de restauration
Répondre aux questions des participants.
Encourager les participants à prendre leur repas et à quitter rapidement la salle pour laisser la place aux autres.
Remplir les plateaux de nourriture si nécessaire.
Nettoyer les déchets autour de la zone de restauration.

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